¿Por qué deberías convertir de JPG a PDF?

La importancia del formato de archivo en la documentación digital

En 2024, cada vez más empresas optarán por la documentación en línea en lugar de los papeles tradicionales. Este enfoque hace que sus documentos sean seguros y accesibles desde cualquier parte del mundo. Además, los archivos digitales no envejecen y mantienen su buen estado durante décadas. Vea cómo crear archivos de ficheros eficaces y fiables. Elija el mejor formato de archivo, vea archivo digital ejemplos y aprenda a organizar archivos.

¿Por qué las empresas se pasarán a la documentación digital en 2024?

Escanear papeles y almacenarlos aleatoriamente en un PC no es la mejor idea. Las empresas corren el riesgo de perder información y sufrir filtraciones. Para las empresas relacionadas con la medicina, la jurisprudencia y la innovación, esto es especialmente crucial.

Según los expertos, la crisis de 2008 se debió en parte a la falta de digitalización del papel: el caos provocó enormes errores en la economía. En 2024, convertir tus archivos a formato digital es una medida de seguridad, comodidad y responsabilidad.

Los formatos de archivo más fiables para documentos

Lo ideal es que las empresas seleccionen un formato de archivo universal para todos los registros, informes y documentos. Este enfoque ayuda a combinar archivos, editarlos y estructurarlos de forma eficaz. Lo normal es necesitar varios formatos:

• Extensiones de imagen. Las imágenes rasterizadas y las fotos suelen almacenarse en formato JPG, JPEG o PNG. Son tipos de archivo populares, compatibles con la mayoría de dispositivos;
• Formatos de texto. DOC y DOCX siguen siendo los tipos de archivo más populares para texto. Sin embargo, carecen de comodidad: el formato cambia enormemente según el dispositivo que se utilice
• Hojas de cálculo. El formato XLSX es compatible con Excel, por lo que puedes cambiar la configuración, aplicar fórmulas y utilizar rápidamente los datos para realizar cálculos.
• Archivos de audio y vídeo. Lo habitual es almacenar material de vídeo en MP3 o MP4. AVI no es menos popular, pero algunos reproductores multimedia no pueden abrirlo. Para las empresas, MP3 y MP4 siguen siendo las principales opciones.

Sin embargo, estos formatos son buenos desde una perspectiva a corto plazo. Mientras sigues trabajando en la hoja de cálculo, el texto o la imagen, según los tipos de archivo ofrecen más opciones de personalización.

¿Cuál es el mejor tipo de archivo para el almacenamiento a largo plazo?

Las empresas eligen el formato PDF para combinar, almacenar y conservar el formato de la documentación. Con el servicio PDF Guru, puedes cambiar JPG a PDF y llevar a cabo otras convenciones, incluidos archivos de texto, hojas de cálculo, gráficos e imágenes. Este formato de archivo combina múltiples ventajas

1. Soporte de diversos contenidos. Un solo documento PDF puede contener imágenes, gráficos (incluidos formatos vectoriales para diseñadores web), texto, notas, hojas de cálculo y diagramas.
2. Conservación del formato. El PDF tiene el mismo aspecto en todas partes. Ábralo desde macOS, Windows, Android o iOS.
3. Protección de archivos. Las empresas protegen con contraseñas los PDF con información vulnerable.

Además, el formato PDF está probado en el tiempo. El formato apareció hace mucho tiempo, y funciona perfectamente en cualquier sistema operativo posible. Puede almacenar documentación de trabajo en formato PDF durante varios años.

Transformar Archivos en Formato PDF: Una guía completa

Transformar su documentación en PDF es elemental. Como ejemplo, utilicemos el formato de archivo JPG, la variante más popular para imágenes. Vea cómo transformar su foto JPEG en un archivo PDF:

1. Abra la herramienta y seleccione la función «de JPG a PDF». También está disponible la transformación inversa.
2. Cargue su imagen. La mayoría de las herramientas tienen un límite de 100 MB, por lo que es posible que tengas que comprimir la foto previamente.
3. Convierte de JPG a PDF y descarga el resultado. Puede tardar varios minutos, dependiendo de tu conexión a Internet y del tamaño de la imagen.

Con herramientas similares, puedes transformar texto, imágenes PNG, hojas de cálculo, libros digitales y muchos archivos más.

¿Y ahora qué?

Aunque el formato PDF conserva la calidad, necesitas medidas adicionales para una cómoda gestión de documentos digitales. En primer lugar, utiliza la función «combinar PDF» para fusionar varios archivos en uno solo. Por ejemplo, combine informes del mismo periodo de tiempo/departamento en un solo archivo PDF. Organiza los archivos en orden y utiliza el resultado para almacenarlos a largo plazo.

Otra alternativa para las empresas son los formatos ZIP y RAR. Estos tipos de archivo se utilizan para combinar varios archivos (incluidos PDF, imágenes, audio y vídeo) en uno solo y comprimirlos. Utilízalos para crear «bibliotecas» con archivos que no vayas a necesitar en un futuro próximo. Más tarde, podrás des archivar los archivos y abrirlos en cualquier dispositivo.

Conclusión

La documentación digital está mucho más protegida que el formato tradicional en papel. Para mejorar la calidad y la seguridad de los archivos, considere la posibilidad de archivarlos en formato PDF. Conviene cambiar de JPEG a PDF y comprimir los documentos PDF en ZIP o RAR para almacenarlos de forma eficaz y con una estructura eficiente.