"Día Nacional del Organizador Profesional de Eventos"

Por Lic. Katia Ruiz

El 13 de septiembre es una fecha que destaca el crucial papel de los organizadores de eventos, profesionales que juegan un rol fundamental en la realización de todo tipo de reuniones y celebraciones. Estos profesionales no solo se encargan de que un evento se lleve a cabo sin contratiempos, sino que también transforman ideas en experiencias inolvidables. En este artículo, exploraremos qué implica ser un organizador de eventos, los tipos de eventos que gestionan, y las habilidades necesarias para sobresalir en esta profesión.

¿Qué es un Organizador Profesional de Eventos?

Un organizador de eventos es un profesional encargado de la planificación, coordinación y ejecución de eventos, desde bodas y fiestas hasta congresos, ferias corporativas y mesas de trabajo. Su tarea es asegurar que cada detalle se ejecute de acuerdo con el plan pensado, manejando aspectos tan variados como la logística, el protocolo y la gestión de proveedores. La denominación puede variar, desde "conference coordinator", "meeting planner", OPC (Organizador Profesional de Congresos) u OPE (Organizador Profesional de Eventos).

Los eventos se dividen en tres grandes categorías:

1. Eventos sociales: Estos se celebran en el ámbito personal o familiar, como bodas, cumpleaños y aniversarios. Están centrados en la celebración de hitos importantes en la vida de las personas.

2. Eventos Corporativos: pensados para transmitir mensajes específicos en relación con una empresa, estos eventos incluyen seminarios, ferias, networkings, desayunos de trabajo, visita a una planta y presentaciones de productos. Los mismos, se pueden dividir en:

-Eventos internos: orientados a los empleados de la empresa, como presentaciones de resultados o actividades de motivación.

- Eventos Externos: destinados a clientes y público objetivo para fortalecer la relación con una marca.

3. Actos oficiales: organizados por instituciones gubernamentales o de Estado, estos eventos abarcan conmemoraciones y celebraciones de carácter oficial.

¿Qué habilidades y destrezas debe tener un Organizador de Eventos?

El éxito en la organización de un evento requiere una combinación de habilidades técnicas y blandas. Esto quiere decir, habilidades esenciales como:

- Saber planificar: elaborar un cronograma detallado para coordinar todos los aspectos del evento que se realizará.

- Saber trabajar en equipo: guiar y motivar a quienes nos acompañaran antes, durante y después del evento, ya sean proveedores y colaboradores.

- Tener buen manejo en la gestión de tiempo: esto garantiza que todas las tareas se completen en tiempo y forma.

- Saber adaptarse: todo organizador debe ajustarse a cambios inesperados, ya que los eventos pueden enfrentar imprevistos a última hora ya sea por parte de los proveedores, inclemencias climáticas, entre otros.

- Saber anticiparse: identificar posibles escenarios e imprevistos antes de que surjan nos ayuda a una ejecución rápida y no improvisada.

Además de estas habilidades, un organizador de eventos debe dominar áreas específicas como el protocolo. Es decir, saber organizar presidencias, establecer precedencias, conocer las tradiciones y costumbres según las distintas culturas, establecer qué banderas debemos colocar y cuál es su orden, son sólo algunas de las actividades que podemos enmarcar dentro de este campo. Asimismo, tener conocimiento de relaciones públicas, marketing y conocimiento de catering. La formación en estas áreas asegura una ejecución profesional y sin contratiempos.

En este sentido, Alicia Iruretagoyena, experta en el campo del ceremonial y el protocolo, destaca que "los organizadores de eventos ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y el desarrollo de encuentros destinados a las celebraciones sociales o empresariales". Según Iruretagoyena, estos profesionales no solo gestionan los detalles logísticos, sino que también aplican reglas protocolares que contribuyen a la imagen institucional y personal de los involucrados. La planificación minuciosa y el entendimiento de los rituales y convenciones son esenciales para el éxito de cualquier evento, ya sea oficial o privado.

En el Día del Organizador de Eventos, es esencial reconocer el impacto de estos profesionales en la creación de experiencias memorables. Desde eventos íntimos hasta grandes conferencias, su habilidad para gestionar múltiples tareas y adaptarse a las circunstancias es indispensable. Su labor es tanto un arte como una ciencia, y su capacidad para transformar una idea en una experiencia concreta y exitosa es verdaderamente admirable.

Saludamos y agradecemos a aquellos que, detrás de cada evento, trabajan incansablemente para concretar celebraciones que se vuelven significativas.

Sobre Katia Ruiz

Lic. Katia Ruiz, nacida y criada en la ciudad de Río Gallegos, es una joven profesional con una vasta carrera académica. Es Licenciada en Relaciones Públicas (UAI), Técnica Superior en Ceremonial Empresario, Técnica en Organización de Eventos Empresariales y Espectáculos (CEO), Técnica Universitaria en Lenguaje Musical (UCA), Maestra de Ceremonias egresada del Instituto Argentino de Ceremonial Emb. Blanco Villalta, Diplomada en Logística Organizativa, imagen y ceremonial (CIDEC). Cuenta con un Posgrado en Comunicación Política e Institucional (UCA), Especialización en Comunicación política del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, Diplomada en Comunicación de Crisis (CAEP), actualmente se encuentra finalizando su tesis de la Licenciatura en Ceremonial y protocolo.